電話がヘタ過ぎて話が伝わりません。どうしたら伝わるか？

ドラマで順序や用件書き出して
読み上げるようにしてる人をみたことがあるよ
シュミレーションシートとでも言うのか
まず名乗る
お役所になら担当の課に繋いでもらう
出た人が名前を名乗ったら
相手の名前をメモ
自分も名乗る
用件をまとめたものを読み上げる
と言う風に
先に全部まとめておく
スキルが低いと自覚があるなら
めんどくさくてもきっちり手順を省かず
事前に何を伝えたいかまとめた方がいいと思うよ

顔が見えない人との会話は対面とは違う緊張感があるのでお気持ちは分かります。
恐らくうまく会話をしなければと思う気持ちが先走るのではないでしょうか。
普段用件をメールできちんと伝えられるのであれば、メールのようにメモに書いて読み上げるのはどうでしょうか？
それだけで気持ちは少し軽くなりますよ

>>47 これが一番しっくりくる！！！
日々たくさんの電話を受ける立場だけど、何が言いたいか分からない人は結局つまりは頭が悪いんだなと痛感する。

嘘つきだからじゃない？

とりあえず結論から伝えてみたら？

若い人で苦手な人が多いよね。慣れなんだけどね。メモ書きして要点を書いてから電話で話すようにしたらいいと思う。あとは、オペレーターの仕事でもするとかね。

電話で伝わらない場合はどうすればいいか訊く
話し方教室に通う

短期のリミットがある問題は他の方法で解決しつつ抜本的な解決の努力をするのがいいと思う

たぶん電話だけでなく、普段から対面やメールでも伝わっていないと思うよ。
日常会話、特におしゃべりなんて伝わったかどうか確認しないし、メールは相手が内容を読み取ってくれるしね。
今回は確認したいことが明確だったから、伝わらない…って認識できただけ。

対策は、普段から何を伝えたいか、そのためにどういう組み立て・話し始めにするかを常に意識して話し、相手の反応で伝わったかを自分の中で確認する。この繰り返しだと思うよ。
客観的に見るために、テレビのバラエティーや討論で話している人の内容を聞いて、自分に伝わったかを確認すると良いよ。

ちなみに伝えるのが下手な人は、相手からの会話にトンチンカンな返答をする人が多い。答えになっていない返事をするの。これもテレビを見ていると反面教師になるよ。

電話が苦手だと、電話かけるだけでテンパっちゃうよね。
紙に聞く事を書く時に、少し余白を作ると話しながらメモ取りやすくていいよ。
最初はセリフ全部書くといいけど、それだと電話掛けるまでのハードルめちゃくちゃ高くなっちゃうんだよね。徐々に箇条書きでできるようになると楽になるよ。
あとは、ワントーン上の声でゆっくり話すことと、１文を短くするといいと思う。１文が長いと自分でも何を言ってるかわからなくなりがちだから。
電話は慣れるしかないから、頑張って！

伝えたい事柄を紙に箇条書きして
見ながら伝えるといいかも

>>65 そうかもね

私も要件を伝えるのは苦手なので、時間を作って直接役所窓口へ行きます。
窓口の人に必要書類などを見てもらうと丁寧に教えていただけるしサクサクと手続きも進みますよ。必要書類(領収書や診断書など)や印鑑や身分証明書を忘れずに揃えて行かないと二度手間になる事はありますが…。

伝えたいことや聞きたいことを、そのままセリフとして紙に書いてから電話してる。

だいたい、相手はこちらの用件をまず聞く姿勢で電話を取ってくれるので、考えたセリフをそのまま伝えることができ、

そのあと、相手から補足としての質問が少し続く程度なので、話がこんがらがることはない。

>>68
まんま駄目な人の話し方で感動しちゃったw
上手ですね（嫌味ではない）

主さんのご心情、お察しします。私も説明は苦手です。
最近は、どのように電話で伝えるべきかAIに尋ねてます。直近では「古いスポットクーラーの処分を業者に依頼したい」でした。スポットクーラーはフロンを含んでいるため、フロン破壊の処理・処理の証明書が必要です。
AIは、丁寧に教えてくれ、助かりました。

>>68 コレコレ！なんだったらこの例だと「関係を証明する書類とかって必要ですか？」が出てきてるだけマシまである！
どうして欲しいのか全くわからん身の上話が延々と続くんだよね。
当たりをつけていくつか手続きやらの提案紹介するけど、違うって言われるし。

まずメモに書き出す
箇条書きでまとめる
話し言葉にして書き直す
相手の返事パターンを想像してシュミレーションする

これをとにかく練習したよ

>>66 おおよそ同意するけど、限度はあるよ。
話してる本人にも何について話してるかわかってない時とかあるから…
話の内容から「~っていうことでしょうか？」って聞いても「いやわからないんだけどね、それでね、」ってまた延々と話し始める人とかいるよ。解決する気ないんかな？って感じる。

>>66
たぶんあなたが想定してる会話と違うんじゃないかな。
だらだら話すって人は

実は先日長患いをしていた父が亡くなりまして、病院で亡くなったんですけど、入院が3週間ありまして、癌で、高額医療費が発生しまして、それで亡くなった後に、診療点数？の間違いがありまして、その連絡を病院から頂きまして、それで修整した金額で支払ったんですけど、高額医療費の金額も変わったので、役所から修整のための振込用紙が届きまして、その支払いも済んだのですが、窓口で一度返金後の支払いだったので、新たに高額医療費の戻しが発生するという通知が来まして、それで払込先の口座なんですが、父の口座ではダメとのことで、家族で話し合ったんですが、同居の長男ではなく隣県の長女の口座でお願いしたいのですが、関係を証明する書類とかって必要ですか？

とか言う人。
実際はこの中に「えーっと」とか「あー」とか「ちょっと待ってください」が挟まってくる。当然

当人死亡後の高額医療費の受取先口座についてお聞きしたいのですが

とかの言葉もなく「もしもし？」から即座にコレ。

>>66
そうなんだよ
役所には色んな人が来るのに受け手の理解力が足りない気がする

主さんは大変だけど、対面でお話しした方が伝わると思うけど無理？

>>61
双方に問題がある。受ける側に理解力があればスムーズに要件が伝わるからすぐに終わる。

>>64
それ多分声のせいではないと思う…

市役所の電話受付の人は詳しくないことが多いので、私はぴんとこない反応されたらタブレットで市役所のホームページ見ながら○○に詳しい方に変わって頂けますか、と少し冷たい声で言うようにしてる。

口調とかにクレーマースイッチいれると対応が丁寧になりがちな悲しい世の中です。一般企業でも1度聞いて、もやっとしたら2回目の問い合わせはそうしてます。言うことはクレーマーじゃないですよ。ただ声のせいかなめられがちなので、対策してます。

役所の人は主みたいなタイプに慣れてるから平気よ。
前に市役所の窓口応対の仕事してたけど、来る人来る人みんな用件だけでいいのに自分の生い立ちとか自分の置かれてる状況から延々と喋ってたよ。本題を聞いても結局また生い立ちスタートだからうんうんと聞いてた。

伝えたいことをメモって電話
それが一番よ

いきなり長々と話し出す人いるけど、
長いだけで要点押さえてないからよく分からんのよね。
役所なら「〇〇についてお聞きしたいんですが？」から始めて、
要点を書いたメモを見ながら話したらいいのでは？
相手の返答もよく聞くことも大事だよ。
自分の頭で整理できてないのに伝えようとするのは無理がある。

伝えるべき内容を箇条書きにしてまずは文章にしておく。
内容を整理してから電話すると落ち着いてできますよ。
お試しください。

私は、
メモに書いて整理してから電話する
結論(何を相手にして欲しいのか)を最初に言う
うまく整理できない場合は、相手に
「うまく整理して話せないので、時系列で起こったことを順に話します」と言って起こったことを淡々と話す
ということをやってます。最後のは少し長くなるけれど、相手がプロなら確実に伝わります。

結論を先に話したほうがいい。

伝えるべきことを、全部書き出してから電話するべし。

緊張し過ぎて、聞きたいことが抜けることや｢えーと｣｢そのー｣が多かったから、初めは台本みたいに自分でセリフを書いたよ。
質問によって返答がわかるであろう場合は、その場合のセリフを用意したり。

少し年齢が上がってからは、緊張は相変わらずだけど箇条書きだけで抜けを防げるようになったよ。

>>52

目的をなかなか言わないのって、高齢者や頭の中が取っ散らかってる人の話し方あるあるだよね。とにかく説明になってない説明モドキや、要らない前述が長い。
確認の為に「つまり〜って事ですよね？」とか返すと、「そうそう、だから〜」ってまた一から
話そうとするまでがワンセット。

1人相手にするだけでもドッと疲れるから、その手の仕事されてる方お疲れ様ですと思うわ。

電話する前に
伝えなければならないことをメモする
〇〇の件でとなんの話かを伝える
くらい

私も電話苦手で、話の交通整理をしてからかけています。
皆さんが回答されているように伝えたいことを紙に書き出す。
役所なら「何々についてお聞きしたいのですが、担当の方をお願いします」とわかる人を出してもらう。
話はじめに「何々についてお聞きしたいのですが」と話のテーマを伝える。
電話は嫌だけど回数こなすと場馴れしますよ。

何を伝えたいのかわからない方の伝え方って、目的を中々言わないんですよね。

「もしもし、あの、郵便が来たんですけど、ずっと留守してて暫くポスト見ていなくて、昨日気がついたらなんか過ぎちゃったみたいで、すぐ電話したんですけど繋がらなくて今日になったんですけど…」みたいな感じです。

電話受ける側の人間ですが、最初に何をしたいのか目的を伝えてもらえると助かります。
電話する前に、要件に題名をつけるつもりで2、3言でメモし、聞きたい事が複数ある場合は聞きたい項目を箇条書きで書き出して、整理するといいと思います。

箇条書きでいいからメモを作ろう。
私は新人時代

・氏名と挨拶
・『○○の件でお電話差し上げました』
・『こちらでよろしかったでしょうか』
【正しい場合】
・○○詳細
　　1.□□□
　　2.□□□
　　3.……
【違っていた場合】
・問い合わせ先電話番号
・担当部署名

みたいな形式のメモを自作してたよ。
掛かってきた電話のメモ取るときの逆バージョンみたい感じ。

電話する前に、伝えたいことを
メモ書きしておく。

まず質問の部署が違うとたらい回しにされるから
「すみません､○○についてお伺いしたいのですが宜しいでしょうか？」て先に聞けば良いよ
それから困り事の内容を､どこで､何が､どうなっている､それはいつからか､もし原因がわかるなら原因(何によってか)を伝えると良いと思う
途中で相手から名前や住所をきいてくれると思うから､それはその時で良いと思うよ
先に名乗っても相手が聞き間違えたり､再確認されたりするからね

多数回答ありそうですが、事前にメモを作るのはどうでしょうか。

例えば

マンションの管理会社へ電話
リビングの窓の網戸が破れた
修繕して欲しい

といった感じ。
これくらいならすぐ書けますし、特にこういった内容なら、必要な情報は向こうが聞いてきます。

つまり自分が話したい要件を自分が理解してないからでしょ。
電話が下手なんじゃなて、頭が悪いんだよ。
顔が見えない相手に話すんだから、まず名乗る。次に要件を伝える。基本ができてないんじゃないの。

私も苦手だから事前に紙に書いてる

まず言いたいことだけを短く伝える。
そうすれば　相手が聞きたいことを聞いてくるから
簡潔に答えるのみ。メモに書いておくといいよ。

仕事だと、電話で要件が伝わらないと仕事にならないから、嫌でも身につく。
メールもダラダラ長くならないように、簡潔にかつ丁寧に文章作るようになる。間に表を挟んだり、資料を添付したり、箇条書きにしたり。
電話かける前に、5W1Hを書き出してみたら？いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、ってやつ。
・私は○○町の××です
・先週役所から
・＊＊の通知が届いた
・…の手続きをしたいのだがやり方がわからない
・やり方を教えて欲しい
という感じ。

確認事項を箇条書きよりも自分の話し言葉でセリフにしてしまうのが楽だと思うよ。
仕事で電話での道案内とか他の客対応で慣れるまでそうしてた。
書くことで必ず言わなければいけないことも覚えられるし話し方を覚えてくるとアドリブも効くようになるからセリフがなくても大丈夫になった。

若い頃友達が仕事を休む時に紙に書いてた。電話して、それ読んでたのが衝撃的だった！笑
でも「アリだな」と思い、私も何か初めて電話する時とかは紙に書くようにしたよ。今はもうそんな紙もいらなくなって、「すみませーん、ちょっとお聞きしたいんですけど〜」とかふつうに言えるようになったけどね。

>>40
なんでそんなカリカリしてるの？落ち着きなよ

>>17
当たり前じゃん、何ボケたこと言ってんの？
手紙書いた方が早いから普段は手紙書いてんだよ、
同じことを繰り返し何人もの人に話さなきゃいけない状況ってあるんだよ
そうするとそのうち上手くなるって言ってんの。
あんたみたいな引きこもりには、社会のことわかんないだろうけど

余計な事話してしまうんだと思う。
紙に箇条書きにして何を伝えたいか明白にしたら？

最初に電話をかけた用件を言ってしまう
そうすれば、電話に出た人が担当者へ繋ぐなり、どんな事ですか？と話を掘り下げるはず

上記を心がけて話すようにしたらこちらの主張が相手に伝わりやすくなったと自負してる