子供会の日帰り旅行。文句ばかり言われる

行き先、日程決めて予定日の5ヶ月前から通知し出欠確認したのですが…。
中学生の親からは「部活の兼ね合いもあるからすぐに返事が出来ない」と言われ、バス確保の為に人数を早めに伝えないといけないので出欠確認の締切日を通知した月の月末にしたら「早すぎる」と言われまた、行き先(テーマパーク)に対して現地での滞在時間が短いとか言われたり、最終的に計画立てるのが下手くそだと言われました。

もうどうしたら良いか分からなくなってきました。
子供会で旅行に行く所ってどうやってるの？