病院や薬局で働いていた方教えてください！

会社の都合で子供の保険証が２ヶ月ほどない時期がありました。

その間に行った病院と薬局では自費で支払い、「今月中に保険証を持って来てくれたら返金する」と言われました。

結局 翌月末になってしまったため自分で保険協会に申請しようと思いレセプトを貰いに行くと「自分で処理するの大変でしょ。こっちでやっとくから今 返金するよ」と言われ、薬局には「病院がそう言うならこちらも返金するか…」と言われました。

それで「一応今月内と言っているが目安なのかな…」と思っていたのですが、もう１つかかった別の病院では月が変わって１日後に行きましたが返金してもらえませんでした。
しかしそちらの薬局では「何ヶ月も過ぎていなければ返金できます」と言われました。


それで疑問に思ったのですが、月が変わってから返金する事になると具体的にどんな手間があるのでしょうか？
決まりなので返金してもらえない事に不服はありませんが、なぜ病院や薬局によってこんなに違うのかな？と疑問です。