謝恩会打ち合わせのときのドリンクバー代金 へのコメント（No.18）

謝恩会の準備・打ち合わせにかかる飲料代（お茶代）やカフェ代は、原則として謝恩会全体から集めた予算（会費・予備費）から支出するのが一般的です。

詳細な考え方は以下の通りです。
1. 誰が負担する？（一般原則）
幹事・保護者役員の打ち合わせ: 準備の経費として「会計（謝恩会費）」から落とします。
事前準備のカフェ代: 会場選定や当日のプログラム作成の打ち合わせにかかった喫茶店代なども同様に経費として扱われます。

2. 会計上の処理（経費としての扱い）
会議費: 打ち合わせの際のお茶やお菓子代は「会議費」に分類されます。
領収書の保存: 後の会計報告で必須となるため、必ず領収書をもらっておきます。

3. 具体的な運用方法
予算組みの段階: 謝恩会予算を立てる際に、飲み物代や小額の交通費を含む「予備費」や「事務費」をあらかじめ計上しておくとスムーズです。

立て替えと精算: 打ち合わせ時に役員が立て替え、後日、領収書を添えて会計担当者から精算します。

注意点
個人の嗜好品などは経費に含まれない場合があるため、原則「打ち合わせの目的」に沿ったものに限定します。
基本は「謝恩会の準備活動である」ことを根拠に、集めた会費から運営費として精算して問題ありません。