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色んなやり方があるとは思いますが、一般的な意見を伺いたいです。
同系列の福祉関係の施設が2つ（A,B）があるとします。
利用者さんは全体で９名。
Aの施設に6名、Bに3名入居。
A、Bの利用者から頂いた利用料は1つの財布に集められ、そこから食費、日用品費、修繕費などに分けられます。
私はAの担当ですが、金銭管理はBの担当者がしています。
利用者が、Aの方が多いにもかかわらず、Bと財布が一緒になっているのがどうも納得いきません。
修繕費や備品購入など、大きなお金が動くときには相互扶助の考えで良いのかも知れませんが、
小口現金の管理は、人数に比例した生活費の金額を決め、A、Bそれぞれ分け、帳簿を付けた方が明瞭会計だと思うのですが、
私の感覚まちがってますかね？
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少し専門的なことを書かせて頂きます。
法人の経理規程に小口現金で支出できる内容や区分が記載されていると思います。
通常は小口現金は軽微な支払に限定され、しかも管理区分も施設区分かサービス区分毎の小口現金限度額が記載されているはずです。
主さんの話を聞くABとも同一区分とされているのかなと思います。
で実際の管理について言えば帳簿上は経理規程に従い処理する必要があります。（つまりABが同一区分とされているなら帳簿も一つで記載）そうしないと監査で指摘を受けることがあります。
あと、立て替え払いが日常になっていたら、監査で厳しく注意されます。
現金の管理については利用者さんとの争いになっている事案も多いので監査でも結構見られます。ですので法人としてはできるだけ実際の管理に近く、かつ制度上も問題ないように改定していったほうがいいかなと思います。
（ほとんどの社会福祉法人の経理規程はモデル経理規程をそのまま利用している場合が多いので実際とかけ離れている場合が多いです）
同じ事業所で同じサービスを受けてる人９人で回してると思えば、おかしくもないと思う。光熱水費とか、基本料があるような料金だと、人数少ない方が負担が増えて不公平でしょ。どちらの施設に入るかで負担が変わるのは変じゃないかな。
食事が施設ごとなら、光熱水費とかは９人で割って、食費や日用品費は施設ごとにしてもいいかもね。
ちなみに、監査が入ってる組織です。
何故私が管理しないのか、ですが、
私入ってまだ半年位なんですよ。
Bの人は長いので、必然と責任者になってる感じですね。
別に責任者にならなくてもいいんですが、たしかに1回1回伺いを立ててお金を貰うのが面倒で。当てた人すごい。笑
急な買い物なんかでも、立て替えしなきゃいけなくて仕事ならないんですよねー。
前職も同業だったのですが、それぞれ小口があってやりやすかった。
それってBが3名だからお金をうまく回せなくなるんでしょ
だから合同にすることで思うように替えないものも買えるという仕組みよね
一人1万で3万しかないと3万のものを買うのは大変だけど9人9万からなら一時的に借りて買うことができる
人数が多いほうは不満かもしれないけど経営が同じなら少人数のほうをつぶしてしまうと利益の問題もあるしAの存続にも影響があるでしょ
なぜ金額の多いAが管理しないのかは不思議かな
「小口現金の管理は、人数に比例した生活費の金額を決め、A、Bそれぞれ分け、帳簿を付けた方が明瞭会計だと思うのですが」
どう管理するか、組織によるでしょ
帳簿が二つになれば、仕分けが煩雑になるのかも知れないし、出金の頻度がすくなければ一緒でもいい。
あと単純に主に現金を管理する権限がないだけ。どうせ出金するたびにBにお伺い立てるのが嫌とか、そんなところでしょ？笑
そもそも利用料金イコール小口現金になるの？？
