建設業界…これって普通なの？

10名ほどの施工管理の会社の正社員です。
人が足りないということもあり、現場の人が事務方に提出しなくてはいけない書類が全く出てきません。
下請の発注指示が出てこない状態で、下請けから請求がきます。本来なら注文書などで確認をとってから支払いするのですが、どんなに催促しても出てこないので経理が支払いを先にしてました。
そういったことは私が入社する何年も前からのことらしいです。
私は発注指示書を回収して注文書を送ったりする担当なので、未提出リストを出したり、都度出してく出してください！とずっと言い続けています。
しかも1件、2件とかの数じゃないです…。
私はやるべきことをしているのに、社長からすると結果的に出てきてないんだから総務の責任でもある！と言ってきます。
言ってることは正論だけど、どんなに言ってもやっても出てこないものをどうしたらいいんだ…って感じじゃないですか？
社長的には、そんなに発注指示がでないなら下請けから見積書をまたください。って総務から連絡しろ、って言ってきます。
けど、見積書は担当者同士でしてるし、絶対にうちの担当者に送ってるものなので、はっきりいって会社として恥ずかしいですよね。。。
私もそんな電話したくないです。
言っても言ってもやってくれなくてストレスでおかしくなりそう…これって普通にどこでもあることですか？
わたしの今までの会社ではなかったです