聞かれてることがそんなに細かいことだとは思わない。
独身時代からの友達とかとバーベキューする時は場所代は参加世帯割予定、子供がいる世帯もあるから幼稚園・小学生は半額で大人はいくらってだいたいの予算(１人3000円とか)を決めて予算内でやりくりするよ。アルコール類は飲む人が持参とか逆に飲むメンバーばかりなら最初の予算をアルコール込みで5000円とか。
おつりは残った金額が多い時は返金するし、そこまで残らないならその時の幹事だったり買い出し担当だったりにもらってもらう。

招待するバーベキューじゃなく、割り勘予定のバーベキューなら予算は決めるのがマナーな気がするけど。