開業医医療事務【教えて】予防接種自費変更

複数の予防接種を病院と日程相談（電話だったので看護師か事務員か不明）して予約し、接種しました

半月後、接種したワクチンのひとつが「無料接種は誕生日の前日までだった。接種が誕生日だったため、公費がおりないから自費になる」と病院から謝罪と連絡がありました。病院は把握していなかったと…
モヤモヤしたけど、病院と決めたからと安心して確認しなかったこちらの落ち度なので、すぐに支払いに行きました
が、支払いしてから15分以上放置され、何の説明もなく「まだまだ時間がかかりますが、大丈夫ですか？」と言われ、予定があると伝えると「支払いの意思確認ができたので、支払いはいつでもいいので」としどろもどろの対応と返金されて更にモヤモヤして帰宅しました
公費から自費に変更って、そんなに面倒臭い処理が必要なんでしょうか？