保護者会の人達

今年度の保護者会役員になったけど働いてるから毎度参加できず、たまに参加できても毎回参加してる人達が無駄なことばかりしていてなんの時間？と思うことが多い。たくさんの人達が話してて仕切りがいないから何度手間みたいなことがありすぎる。
資料作成とかは簡潔に淡々とすすめて和気あいあいやりたいんだけど、どうしたらいい？
保護者会役員経験者の経験談とか聞きたい。