土日は仕事で休めない。
事前準備などは出来るが、土日に行事があれば当日は出られない。それでもいいなら引き受ける。
後々あれこれ文句言われたく無いので議事録に会員全員の許諾ありと記載を要求する。

ぐらいは言ってもいいんじゃない？
行事当日は同居の祖父母に係を頼めばいいかと。