個人的なお願いは直接顔をあわせてするだろうけど、幼稚園など多数のお願い連絡ならメールやラインでいいと思う。協力してくれる返事がきた人に電話連絡とか集まった時に直接伝えるとか方法あるし。
メール連絡がきても、自分で直接電話をかけて内容を聞くなりしたら、手伝いの内容説明からお願いできますか？と直接言われたんじゃない？
メールだろうと電話だろうと返事が必要な内容なら、できるかできないか返事を返すのは大切なことだと思う。取りまとめって大変だよ。