PTAの役員がムカつく。

今年度PTAの会長になり、今度保育園で縁日があり、PTAとして模擬店を出店予定です。その模擬店も以前の会議で話し合い、出店内容を園にもお伝え済みでしたが担当者が報告もせずに会議で決まったことを白紙にしたいとグループラインで流れています。
そのことについて、私や副会長にせめて報告はして欲しいと伝えたところ、担当者曰く担当だけ話し、いち早く全体に下ろした。不満があるなら意見が欲しいことや会長や副会長の権限は1度置いて、一役員として意見が欲しいとの事でした。

そもそも大事なことを会長や副会長に通さずに全体で流すということ自体有り得るのか、私自身が難しく考えすぎているのか意見がお聞きしたいです。
また、この件に関して好き勝手やるようならノータッチで何か起きた際は責任を会長として責任は負わないよという案も考え中です。