スポ少の役員の方、経験の方いますか？

2024年度の役員になり、3月から活動しています。
例年出ている問題ですが、大会やイベントの参加出欠が〆切期限過ぎても揃いません。
個人競技の為、毎回確認が必要です。
ラインで参加出欠を取っていますが、見落としや間違えがないように必ず欠席でも連絡くださいとお願いしていますが、それでもダメです。
申込期限まで10日程余裕を持って〆切していますが、〆切後に大会に出たいですと連絡がある時もあります。1度申込したあとに追加したり、大会によっては1度取消した後に再度申込が必要な場合もあり、手間です。
忘れているのかな？と思い〆切2日前に、〆切が迫っていますと連絡したら「まだ〆切前でしょ」とクレーム入りました。
役員経験の方、大会やイベントの出欠はどのようにしていますか？