まず校外役員辞退じゃなくて、校外役員選考について、では？
どうしても～は、引き受けるのが困難な方は事前にお申し出ください。尚、仕事を理由としての辞退は認められませんので、ご理解とご協力をお願いします。とかのほうが柔らかいかな。
同意とみなし～も、事前連絡のない方は全員くじ引きの対象となります。だけでいい気もする。