大勢で話す場は避けられないから伝えるべきだよ。
主も話が理解できない人なのか？とか思われても心外だと思うし、こちらとしても配慮さえあればみんながスムーズに行くなら絶対そっちの方がいい。
途中から申し出られても今までの話どこまで伝わってたか不安になるし、中には対応の遅れ？をよく思わない人もいるだろうから、活動前に、自分の所属してる組織を束ねてる人に、大勢だと聞き取りにくいことがあるので聞き返すこともあると思いますご迷惑おかけしますがよろしくお願いします、そんな感じでいいと思うよ。その上の人がみんなにうまいこと伝えてくれるはず。